Sfida

In molti programmi di formazione, la valutazione regolare delle prestazioni degli apprendisti è una parte fondamentale della gestione della qualità. Nel caso concreto, ogni settimana doveva essere redatto un rapporto sulle valutazioni, i voti e i progressi di un gran numero di tirocinanti. Il processo esistente era fortemente manuale: i dati venivano raccolti via e-mail, Excel o carta, analizzati e poi accorpati in forma di report.

Questo impegno ha assorbito risorse in un contesto formativo già di per sé molto rigido – ed era soggetto a errori, disorganizzato e difficile da scalare.

Soluzione

Abbiamo sviluppato un chatbot intelligente di Telegram che automatizza l'intero processo di creazione delle valutazioni settimanali ed è progettato in modo così intuitivo da non richiedere alcuna formazione tecnica. Attraverso il chatbot, i formatori inseriscono le loro valutazioni direttamente tramite smartphone o desktop – in modo rapido, strutturato e resistente agli errori.

I dati vengono archiviati centralmente, consolidati e analizzati automaticamente. Attraverso una connessione backend sicura, vengono generati e forniti report – completamente automatizzati, puntualizzati e tracciabili. Grazie all'integrazione con un backend cloud, si garantisce che la soluzione sia scalabile, resistente ai guasti e accessibile ovunque.

Risultato

• Riduzione dell’impegno manuale di oltre l’80 %: I formatori registrano il loro feedback direttamente nel chatbot, senza strumenti o processi aggiuntivi.

• Dati strutturati e privi di errori: Grazie a una logica di inserimento chiara e alla validazione automatica.

• Valutazioni tempestive: Tutte le valutazioni vengono elaborate in tempo reale e preparate per la direzione della formazione.

• Alta accettazione da parte degli utilizzatori: Grazie all'uso di un canale di comunicazione noto e facilmente accessibile (Telegram), l'introduzione è avvenuta senza problemi e senza resistenza.

Conclusione

Il chatbot per le valutazioni scolastiche è un esempio lampante di come processi complessi e laboriosi possano essere snelliti e digitalizzati in modo affidabile tramite l'automazione mirata. Con un approccio pragmatico e centrato sull'utente, abbiamo creato una soluzione che non solo riduce l'impegno amministrativo, ma aumenta anche la trasparenza, l'affidabilità e l'efficienza nella quotidianità formativa.

Una chiara prova di come lo sviluppo software moderno crei un reale valore – anche in contesti complessi e altamente regolamentati.