Herausforderung

In vielen Ausbildungsprogrammen ist die regelmässige Leistungsbewertung der Lernenden ein fester Bestandteil des Qualitätsmanagements. Im konkreten Fall musste jede Woche eine Übersicht über Noten, Bewertungen und Lernfortschritte für eine große Zahl von Auszubildenden erstellt werden. Der bestehende Prozess war dabei stark manuell geprägt: Daten wurden per E-Mail, Excel oder Papier gesammelt, ausgewertet und anschließend in Berichtsform zusammengeführt.

Dieser Aufwand band Ressourcen im ohnehin eng getakteten Ausbildungsalltag – und war fehleranfällig, unstrukturiert und schwer skalierbar.

Lösung

Wir entwickelten einen intelligenten Telegram-Bot, der den gesamten Ablauf der wöchentlichen Notenerstellung automatisiert und gleichzeitig so intuitiv gestaltet ist, dass keinerlei technische Schulung erforderlich ist. Über den Chatbot geben Berufsbildner ihre Bewertungen direkt per Smartphone oder Desktop ein – schnell, strukturiert und fehlerresistent.

Die Daten werden zentral gespeichert, konsolidiert und automatisch ausgewertet. Über eine gesicherte Backend-Verbindung werden Berichte generiert und bereitgestellt – vollständig automatisiert, pünktlich und nachvollziehbar. Durch die Integration mit einem Cloud-Backend wird sichergestellt, dass die Lösung skalierbar, ausfallsicher und von überall zugänglich ist.

Ergebnis

• Reduktion des manuellen Aufwands um über 80 %: Berufsbildner erfassen ihre Rückmeldungen direkt im Chatbot, ohne zusätzliche Tools oder Prozesse.

• Fehlerfreie, strukturierte Daten: Dank klarer Eingabelogik und automatischer Validierung.

• Zeitnahe Auswertungen: Alle Bewertungen werden in Echtzeit verarbeitet und für die Ausbildungsleitung aufbereitet.

• Hohe Akzeptanz bei den Nutzenden: Durch den Einsatz eines bekannten und leicht zugänglichen Kommunikationskanals (Telegram) wurde die Einführung nahtlos und ohne Widerstand angenommen.

Fazit

school grades bot ist ein Paradebeispiel dafür, wie sich komplexe, arbeitsintensive Prozesse durch gezielte Automatisierung verschlanken und zuverlässig digitalisieren lassen. Mit einem pragmatischen, nutzerzentrierten Ansatz haben wir eine Lösung geschaffen, die nicht nur den administrativen Aufwand reduziert, sondern auch Transparenz, Verlässlichkeit und Effizienz im Ausbildungsalltag erhöht.

Ein klarer Beweis dafür, wie moderne Softwareentwicklung echten Mehrwert schafft – auch in anspruchsvollen und hochregulierten Umfeldern.